100 tys. zł na firmowym rachunku bankowym wygląda jak bardzo dobra wiadomość. Dla wielu przedsiębiorców taki widok oznacza poczucie bezpieczeństwa, możliwość inwestycji, zakupu samochodu, sprzętu albo po prostu wypłacenia części pieniędzy na prywatne potrzeby.
Problem w tym, że saldo konta nie mówi jeszcze, ile pieniędzy firma rzeczywiście może wydać.
Część środków może być przeznaczona na podatki, wynagrodzenia, składki, faktury od dostawców, przyszłe zakupy, raty leasingowe albo inne zobowiązania. Kolejna część może znajdować się na rachunku tylko dlatego, że firma właśnie otrzymała zapłatę za faktury wystawione kilka tygodni wcześniej.
W efekcie przedsiębiorca może zobaczyć na koncie 100 tys. zł, a bezpieczna kwota do rozdysponowania może być wielokrotnie niższa.
To jedna z podstawowych pułapek zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Pieniądze znajdujące się na rachunku firmy nie są automatycznie pieniędzmi, które można swobodnie wydać.
100 tys. zł nie zawsze oznacza 100 tys. zł dostępnego kapitału
Wyobraźmy sobie przedsiębiorstwo usługowe, które 5 sierpnia otrzymało 100 tys. zł od klientów.
Właściciel widzi saldo 100 tys. zł i zaczyna zastanawiać się nad zakupem samochodu za 60 tys. zł.
Na pierwszy rzut oka wszystko się zgadza. Po zakupie pozostanie przecież 40 tys. zł.
Ale firma ma jeszcze do zapłaty:
- 20 tys. zł wynagrodzeń,
- 12 tys. zł podatków i innych zobowiązań,
- 15 tys. zł faktur od dostawców,
- 8 tys. zł rat i innych kosztów stałych.
Po uwzględnieniu tych zobowiązań z pierwotnych 100 tys. zł pozostaje zaledwie 45 tys. zł.
Samochód za 60 tys. zł nie jest więc zakupem, na który firma może sobie bezpiecznie pozwolić, nawet jeśli na koncie znajduje się wystarczająca kwota.
To prosty przykład, ale pokazuje podstawową zasadę: stan rachunku bankowego trzeba analizować razem z przyszłymi przepływami pieniężnymi.
Podatek jeszcze nie został zapłacony, ale pieniądze nie są już naprawdę wolne
Jednym z najczęstszych błędów jest traktowanie wszystkich wpływów od klientów jako pieniędzy należących wyłącznie do firmy.
Przedsiębiorca otrzymuje zapłatę za fakturę i widzi, że saldo wzrosło. Jeżeli jednak część tej kwoty będzie musiała zostać później przeznaczona na zobowiązania podatkowe, nie można traktować jej jak pełnej nadwyżki.
Dotyczy to szczególnie firm, w których wpływy i terminy rozliczeń nie pokrywają się w czasie.
Pieniądze mogą pojawić się na rachunku na początku miesiąca, podczas gdy część zobowiązań zostanie zapłacona dopiero kilkanaście dni później.
W tym okresie przedsiębiorca może mieć wrażenie, że dysponuje dużą nadwyżką.
W rzeczywistości część środków jest już ekonomicznie „zarezerwowana”.
Dlatego rozsądne zarządzanie finansami wymaga patrzenia nie tylko na to, ile pieniędzy wpłynęło, ale także na to, jakie zobowiązania wynikają z tych wpływów.
Największa pułapka: pieniądze, które pojawiają się regularnie
Jeszcze bardziej niebezpieczna może być sytuacja, w której przedsiębiorca przyzwyczaja się do wysokiego salda.
Jeżeli firma przez kilka miesięcy utrzymuje na koncie 100, 150 czy 200 tys. zł, właściciel może zacząć traktować tę kwotę jako stały element działalności.
Problem pojawia się w słabszym okresie.
Spada sprzedaż, kilku klientów opóźnia płatności, pojawia się nieplanowana naprawa, większy zakup albo dodatkowy koszt pracowniczy. Nagle okazuje się, że wcześniej zgromadzona gotówka była potrzebna jako zabezpieczenie.
Właśnie dlatego przedsiębiorca powinien rozróżniać nadwyżkę finansową od rezerwy płynnościowej.
Nadwyżka to środki, które rzeczywiście można przeznaczyć na rozwój, inwestycje lub inne cele.
Rezerwa ma natomiast chronić firmę przed sytuacjami, których nie da się dokładnie przewidzieć.
Ile pieniędzy powinno zostać na koncie?
Nie istnieje jedna uniwersalna kwota odpowiednia dla każdej firmy.
Inaczej wygląda sytuacja jednoosobowej działalności usługowej, inaczej przedsiębiorstwa produkcyjnego zatrudniającego 50 osób, a jeszcze inaczej firmy handlowej posiadającej duży magazyn.
Kluczowe znaczenie ma poziom stałych zobowiązań.
Jeżeli firma co miesiąc musi zapłacić 80 tys. zł niezależnie od poziomu sprzedaży, jej potrzeby płynnościowe będą zupełnie inne niż w przypadku przedsiębiorstwa, którego miesięczne koszty wynoszą 10 tys. zł.
W praktyce warto zacząć od określenia minimalnej kwoty potrzebnej do bezpiecznego funkcjonowania przedsiębiorstwa przez kilka tygodni lub miesięcy.
Nie chodzi o to, aby stworzyć jedną sztywną regułę. Chodzi o odpowiedź na pytanie:
Ile pieniędzy firma potrzebuje, żeby spokojnie funkcjonować, nawet jeśli przez pewien czas sprzedaż będzie niższa od oczekiwanej?
Dopiero środki znajdujące się powyżej takiego poziomu można rozważać jako potencjalny kapitał do wykorzystania.
Firma może mieć pieniądze, ale nie mieć ich na inwestycję
Posiadanie gotówki na rachunku nie oznacza również, że firma powinna natychmiast ją inwestować.
Przedsiębiorca może mieć 100 tys. zł wolnych środków, ale za trzy miesiące planować zakup nowej maszyny za 70 tys. zł.
Jeżeli wykorzysta całą kwotę na inne cele, późniejsza inwestycja może wymagać kredytu lub leasingu.
Dlatego każdą większą decyzję warto rozpatrywać w szerszym horyzoncie czasowym.
Nie wystarczy odpowiedzieć sobie na pytanie:
„Czy stać mnie na ten wydatek dzisiaj?”
Znacznie lepsze pytanie brzmi:
„Czy po tym wydatku nadal będę mógł bezpiecznie finansować działalność w kolejnych miesiącach?”
To właśnie druga część pytania jest często pomijana.
Pułapka wysokiego salda przed końcem okresu rozliczeniowego
Wysokie saldo może być szczególnie mylące w określonych momentach miesiąca.
Firma może właśnie otrzymać kilka dużych płatności, podczas gdy część kosztów zostanie zaksięgowana i zapłacona dopiero później.
Właściciel patrzy więc na rachunek w najbardziej korzystnym momencie cyklu finansowego.
Jeżeli na tej podstawie podejmie decyzję o dużym wydatku, może bardzo szybko znaleźć się w zupełnie innej sytuacji.
Dlatego zamiast analizować wyłącznie stan konta w konkretnym dniu, lepiej obserwować przepływy pieniężne w całym miesiącu.
Jeszcze lepiej przygotować prognozę na kilka kolejnych miesięcy.
Przychód to nie to samo co gotówka
Warto wrócić również do kwestii faktur.
Załóżmy, że firma wystawiła klientom faktury o łącznej wartości 200 tys. zł. Właściciel może uznać, że sytuacja finansowa jest bardzo dobra.
Ale jeśli termin płatności przypada za 60 dni, przedsiębiorstwo przez najbliższe dwa miesiące musi funkcjonować bez tych pieniędzy.
Jeżeli w tym czasie trzeba wypłacić wynagrodzenia, zapłacić dostawcom i ponieść inne koszty, firma może potrzebować dodatkowego kapitału.
Dlatego przy analizie finansów trzeba rozdzielić:
przychód – wartość sprzedaży,
należności – pieniądze, które firma powinna otrzymać,
gotówkę – pieniądze, którymi firma rzeczywiście może obecnie dysponować.
Dopiero połączenie tych informacji daje rzeczywisty obraz płynności.
Czy wypłacanie pieniędzy z firmy jest błędem?
Nie. Właściciel prowadzi biznes po to, aby osiągać korzyści finansowe.
Problemem nie jest sama wypłata pieniędzy, lecz brak planu.
Jeżeli przedsiębiorca regularnie wypłaca większość nadwyżki, nie zostawiając odpowiedniego kapitału obrotowego i rezerwy, firma może stać się bardzo wrażliwa na każdy gorszy miesiąc.
Z drugiej strony nadmierne gromadzenie gotówki również nie zawsze jest optymalne.
Jeżeli przedsiębiorstwo przez lata trzyma duże kwoty na rachunku, mimo że nie są potrzebne do zabezpieczenia działalności ani finansowania planowanych inwestycji, kapitał może nie pracować efektywnie.
Celem nie jest więc ani wypłacenie wszystkiego, ani gromadzenie pieniędzy bez końca.
Chodzi o znalezienie rozsądnej równowagi.
Jak podzielić 100 tys. zł?
Dobrym sposobem myślenia o firmowej gotówce jest podzielenie jej na kilka „warstw”.
Pierwsza warstwa: pieniądze na najbliższe zobowiązania
To środki potrzebne do opłacenia kosztów, które są już znane i mają konkretny termin płatności.
Nie należy ich traktować jako wolnego kapitału.
Druga warstwa: rezerwa bezpieczeństwa
To pieniądze, które mają zabezpieczać firmę przed gorszym okresem, opóźnieniami klientów czy nieplanowanymi wydatkami.
Ich wysokość powinna zależeć od specyfiki przedsiębiorstwa.
Trzecia warstwa: kapitał operacyjny
Są to środki potrzebne do normalnego prowadzenia działalności. Mogą być wykorzystywane między innymi do zakupu materiałów, towarów czy finansowania projektów przed otrzymaniem zapłaty.
Czwarta warstwa: rzeczywista nadwyżka
Dopiero jeśli po uwzględnieniu pozostałych potrzeb firma nadal dysponuje pieniędzmi, można zastanawiać się nad ich przeznaczeniem na inwestycje, rozwój, wcześniejszą spłatę zobowiązań czy wypłatę dla właściciela.
To oczywiście uproszczony model, ale pozwala uniknąć bardzo częstego błędu: traktowania całego salda jako pieniędzy do wydania.
Co może pójść nie tak?
Wysokie saldo bankowe może prowadzić do kilku typowych błędów.
Pierwszy to zbyt szybka inwestycja.
Przedsiębiorca kupuje sprzęt, samochód albo wyposażenie, ponieważ „pieniądze są na koncie”. Później okazuje się, że kapitał był potrzebny do finansowania działalności.
Drugi to zwiększenie prywatnej konsumpcji.
Wyższe saldo zaczyna być traktowane jako wyższy dochód właściciela. Wydatki prywatne rosną, a później firma potrzebuje pieniędzy na bieżące zobowiązania.
Trzeci to zaciąganie niepotrzebnego długu.
Jeżeli przedsiębiorca źle oceni swoją płynność, może najpierw wydać dostępne środki, a kilka miesięcy później finansować bieżącą działalność kredytem.
Czwarty to brak rezerwy.
Nawet dobrze działająca firma może mieć słabszy okres. Bez odpowiedniego zabezpieczenia niewielkie problemy mogą szybko przerodzić się w poważne trudności.
Wysokie saldo może być nawet sygnałem ostrzegawczym
Brzmi paradoksalnie, ale duża ilość gotówki na koncie nie zawsze oznacza doskonałą kondycję przedsiębiorstwa.
Może być efektem jednorazowej transakcji, sprzedaży majątku, dużego kredytu, przedpłaty od klienta albo okresowego nagromadzenia wpływów.
Dlatego przy analizie sytuacji firmy trzeba wiedzieć, skąd pochodzą pieniądze.
100 tys. zł otrzymane od klientów za wykonane usługi to zupełnie inna sytuacja niż 100 tys. zł pochodzące z kredytu.
W pierwszym przypadku firma wygenerowała wpływ związany z działalnością. W drugim pojawiło się zobowiązanie, które w przyszłości trzeba będzie spłacić.
Samo saldo tego nie pokazuje.
Prosty test przed większym wydatkiem
Przed wydaniem większej kwoty przedsiębiorca może zadać sobie pięć pytań:
1. Jakie zobowiązania firma musi zapłacić w najbliższych tygodniach?
2. Ile pieniędzy prawdopodobnie wpłynie w tym samym czasie?
3. Ile kosztuje utrzymanie firmy przez miesiąc?
4. Co się stanie, jeśli część klientów zapłaci z opóźnieniem?
5. Ile pieniędzy pozostanie po dokonaniu planowanego wydatku?
Jeżeli odpowiedź na ostatnie pytanie brzmi „niewiele”, warto jeszcze raz przeanalizować inwestycję.
Nie oznacza to automatycznie, że trzeba z niej zrezygnować. Być może lepszym rozwiązaniem będzie przesunięcie zakupu, rozłożenie płatności, leasing albo inne źródło finansowania.
Najważniejsze jest to, aby decyzja wynikała z planu, a nie z samego widoku wysokiego salda.
Firma potrzebuje nie tylko pieniędzy, ale także planu
Największym błędem jest podejmowanie decyzji finansowych na podstawie jednego wskaźnika.
Saldo konta jest ważne, ale samo w sobie niewiele mówi.
Przedsiębiorca powinien wiedzieć, jakie ma zobowiązania, kiedy otrzyma pieniądze od klientów, ile kosztuje go prowadzenie działalności i jaki poziom gotówki powinien zachować jako zabezpieczenie.
Dopiero wtedy można odpowiedzialnie odpowiedzieć na pytanie, ile pieniędzy rzeczywiście jest dostępnych.
Dlatego jeśli na koncie firmy znajduje się 100 tys. zł, pierwszą reakcją nie powinno być pytanie „na co możemy to wydać?”.
Lepsze pytanie brzmi:
„Ile z tych 100 tys. zł naprawdę jest wolne?”
Ta pozornie niewielka różnica w sposobie myślenia może mieć ogromne znaczenie dla bezpieczeństwa finansowego przedsiębiorstwa.
Bo firma nie upada dlatego, że nie ma pieniędzy w bilansie. Często problem zaczyna się wtedy, gdy zabraknie jej gotówki dokładnie w momencie, w którym trzeba zapłacić rachunki.
Artykuł napisany we współpracy z redakcją portalu TajemniceBiznesu