Właściciel firmy zazwyczaj doskonale wie, ile płaci za lokal, pracowników, samochody czy księgowość. Duże wydatki trudno przeoczyć, dlatego właśnie są najczęściej kontrolowane. Znacznie większym problemem bywają koszty, które pojedynczo wyglądają niegroźnie, ale w skali roku potrafią pochłonąć dziesiątki tysięcy złotych.
W przedsiębiorstwach pieniądze tracą się nie tylko przez nietrafione inwestycje. Często są wydawane na rzeczy, które kiedyś miały sens, ale z czasem przestały przynosić wartość. Firma może przez kilka lat opłacać nieużywane programy, utrzymywać zbyt drogie umowy, kupować więcej materiałów, niż rzeczywiście potrzebuje, albo akceptować warunki współpracy, które dawno przestały być korzystne.
Co ciekawe, ograniczenie takich wydatków nie musi oznaczać dużych cięć. Czasami wystarczy dokładnie przeanalizować kilka obszarów działalności.
Koszty, których nikt nie traktuje poważnie
Najłatwiej zauważyć wydatek wynoszący kilkadziesiąt tysięcy złotych. Znacznie trudniej zwrócić uwagę na 200, 300 czy 500 zł miesięcznie.
Problem polega na tym, że małych kosztów może być bardzo dużo.
Firma może jednocześnie płacić za kilka narzędzi do zarządzania, program graficzny, system do faktur, dodatkową przestrzeń dyskową, hosting, platformę do komunikacji, usługę monitorowania, abonamenty telefoniczne i wiele innych rozwiązań.
Każdy z tych wydatków może być uzasadniony. Ale czy wszystkie nadal są potrzebne?
Wystarczy 500 zł niepotrzebnych kosztów miesięcznie, aby w ciągu roku firma straciła 6000 zł. Przy 2000 zł miesięcznie robi się z tego 24 tys. zł rocznie.
To właśnie skala czasu sprawia, że drobne wydatki mogą stać się poważnym obciążeniem.
1. Niepotrzebne abonamenty i oprogramowanie
Cyfryzacja firm przyniosła ogromne możliwości, ale również nowy rodzaj kosztów.
Wiele programów działa w modelu abonamentowym. Firma płaci co miesiąc lub co rok, a dostęp pozostaje aktywny niezależnie od tego, jak często pracownicy korzystają z danego narzędzia.
Na początku wszystko wygląda rozsądnie. Przedsiębiorstwo testuje rozwiązanie, wykupuje dostęp dla kilku osób i zaczyna z niego korzystać.
Po kilku miesiącach sytuacja może się jednak zmienić. Pracownicy przestają korzystać z programu, projekt zostaje zakończony, firma wybiera inne rozwiązanie albo funkcja, dla której kupiono abonament, przestaje być potrzebna.
Płatność pozostaje jednak aktywna.
W większej firmie takich przypadków może być kilkanaście lub kilkadziesiąt.
Dlatego dobrym zwyczajem jest przegląd wszystkich abonamentów przynajmniej raz lub dwa razy w roku. Warto sprawdzić, kto korzysta z konkretnej usługi, jak często jest używana i czy rzeczywiście przynosi firmie mierzalną korzyść.
2. Zbyt drogie umowy, których nikt nie renegocjuje
Wiele firm podpisuje umowę i przez kolejne lata funkcjonuje na jej pierwotnych warunkach.
Tymczasem rynek się zmienia.
Oferta konkurencji może być tańsza, zmieniają się ceny usług, pojawiają się nowe rozwiązania technologiczne, a firma sama może mieć znacznie większą siłę negocjacyjną niż kilka lat wcześniej.
Dotyczy to między innymi usług telekomunikacyjnych, internetu, dostaw energii, ubezpieczeń, leasingu, usług kurierskich, obsługi prawnej, księgowości czy dostaw materiałów.
Przedsiębiorca często nie chce poświęcać czasu na negocjacje, ponieważ miesięczna oszczędność wydaje się niewielka.
Jeżeli jednak uda się zmniejszyć koszt o 1000 zł miesięcznie, roczna oszczędność wyniesie 12 tys. zł.
Co ważne, negocjowanie ceny nie zawsze oznacza zmianę dostawcy. Czasami wystarczy poinformować obecnego partnera, że firma analizuje rynek i oczekuje aktualizacji warunków.
3. Straty wynikające z błędów pracowników
Nie wszystkie koszty pojawiają się na fakturach.
Czas pracowników również kosztuje.
Jeżeli pracownik przez kilka godzin poprawia błąd, który powstał przez niewłaściwe przekazanie informacji, firma ponosi realny koszt. To samo dotyczy źle przygotowanych zamówień, błędów w dokumentach, pomyłek przy produkcji, nieprawidłowej komunikacji z klientem czy wielokrotnego wykonywania tej samej pracy.
Pojedynczy błąd może być niewielki. Problem pojawia się wtedy, gdy podobna sytuacja powtarza się każdego tygodnia.
Warto więc zastanowić się, ile czasu w firmie jest przeznaczane na poprawianie błędów zamiast wykonywanie pracy, która rzeczywiście generuje przychód.
Czasami inwestycja w lepszy system organizacji pracy, procedurę lub automatyzację może być tańsza niż ciągłe pokrywanie kosztów niedokładności.
4. Nadmierne koszty reklamy
Marketing jest potrzebny większości firm, ale nie każda wydana złotówka na reklamę jest dobrą inwestycją.
Jednym z problemów jest kontynuowanie kampanii tylko dlatego, że „zawsze była prowadzona”.
Firma może przez lata płacić za określony kanał reklamowy, mimo że jego efektywność spada.
Jeszcze większym problemem jest brak wiedzy o tym, ile firma faktycznie płaci za pozyskanie klienta.
Sama liczba wyświetleń, kliknięć czy zapytań nie mówi jeszcze, czy reklama jest opłacalna.
Jeżeli kampania wygenerowała 500 zapytań, ale tylko kilku klientów dokonało zakupu, przedsiębiorca powinien policzyć rzeczywisty koszt pozyskania klienta i porównać go z marżą.
Czasami okazuje się, że mniejsza kampania przynosi lepszych klientów niż większa.
5. Magazyn pełen produktów, które się nie sprzedają
Towar w magazynie może wyglądać jak majątek firmy. W rzeczywistości może być również źródłem kosztów.
Każdy produkt trzeba kupić, przechować, zabezpieczyć i obsłużyć. Jeżeli sprzedaż jest wolna, kapitał zostaje zamrożony.
Dodatkowo niektóre produkty z czasem tracą wartość. Mogą się zestarzeć technologicznie, zmienić się trendy albo pojawić się nowa generacja produktu.
Wtedy przedsiębiorca ma trzy możliwości: dalej przechowywać towar, sprzedać go po obniżonej cenie albo zaakceptować stratę.
Dlatego sama wartość magazynu nie powinna być traktowana jako oznaka dobrej kondycji finansowej.
Znacznie ważniejsza jest szybkość rotacji poszczególnych produktów.
6. Koszt przestojów
Jednym z najdroższych kosztów jest ten, którego często nie ma na żadnej fakturze.
Wyobraźmy sobie firmę usługową, której pracownik przez pół dnia czeka na decyzję klienta. Albo przedsiębiorstwo produkcyjne, które przez kilka godzin nie może rozpocząć pracy z powodu awarii.
Firma ponosi koszt wynagrodzeń, energii, utrzymania infrastruktury czy wynajmu powierzchni, ale w tym czasie nie realizuje pracy przynoszącej przychód.
W przypadku przedsiębiorstw zatrudniających wiele osób nawet niewielkie przestoje mogą generować znaczące straty.
Dlatego warto analizować nie tylko to, co pracownicy robią, ale również ile czasu tracą na oczekiwanie, poprawki i czynności administracyjne.
7. Zbyt duża liczba spotkań
To problem szczególnie widoczny w firmach, które szybko się rozrastają.
Spotkanie trwające godzinę może wydawać się bezpłatne. W rzeczywistości jego koszt zależy od liczby uczestników.
Jeżeli w spotkaniu uczestniczy sześć osób, przedsiębiorstwo wykorzystuje sześć godzin pracy. Jeżeli koszt pracy tych osób wynosi średnio 100 zł za godzinę, jedno spotkanie oznacza koszt 600 zł.
Jeżeli podobnych spotkań jest kilkanaście w miesiącu, suma zaczyna być znacząca.
Nie oznacza to oczywiście, że wszystkie spotkania należy likwidować. Warto jednak sprawdzać, czy każde z nich ma konkretny cel i czy wszystkie osoby rzeczywiście muszą w nim uczestniczyć.
Czasami krótkie podsumowanie pisemne może zastąpić godzinne spotkanie.
8. Opóźnienia i błędy w płatnościach
Kosztem mogą być również odsetki, opłaty dodatkowe i kary wynikające z nieterminowego regulowania zobowiązań.
Pojedyncza opłata nie musi robić dużej różnicy. Problem pojawia się, gdy firma regularnie płaci po terminie.
Warto również zwrócić uwagę na faktury, które zaginęły w systemie, zostały błędnie zaksięgowane albo wymagają ręcznego wyjaśnienia.
Dobra organizacja płatności może więc przynieść oszczędności bez zmiany żadnego dostawcy.
9. Firma kupuje za dużo
Przedsiębiorcy często próbują uzyskać niższą cenę poprzez większe zamówienia.
To może być korzystne, ale tylko wtedy, gdy firma rzeczywiście wykorzysta zakupione produkty.
Rabat nie jest oszczędnością, jeżeli przedsiębiorstwo kupuje coś, czego nie potrzebuje.
Zakup materiału za 10 tys. zł z rabatem 10 proc. oznacza oszczędność 1000 zł tylko wtedy, gdy materiał zostanie wykorzystany. Jeżeli połowa pozostanie w magazynie przez kilka lat, rzeczywista korzyść może być znacznie mniejsza.
Dlatego przed większym zakupem warto patrzeć nie tylko na cenę jednostkową, ale również na całkowity koszt przechowywania i wykorzystania produktu.
10. Najdroższy koszt: brak kontroli
Nie ma jednej kategorii wydatków, która zawsze odpowiada za największe straty w przedsiębiorstwie.
W jednej firmie problemem będzie reklama. W innej zapasy. Jeszcze gdzie indziej zbyt droga umowa, nieefektywna organizacja pracy albo zbyt duża liczba niepotrzebnych usług.
Wspólnym mianownikiem jest brak regularnego przeglądu kosztów.
Jeżeli przedsiębiorca analizuje wydatki tylko wtedy, gdy firma zaczyna mieć problemy finansowe, zwykle robi to zbyt późno.
Znacznie lepszym rozwiązaniem jest stworzenie prostego systemu kontroli.
Prosty audyt kosztów firmy
Raz na kilka miesięcy warto przejść przez wszystkie wydatki i zadać przy każdej pozycji cztery pytania:
Czy ten koszt jest nadal potrzebny?
Jeżeli odpowiedź brzmi „nie”, warto sprawdzić możliwość rezygnacji.
Czy ten koszt przynosi firmie konkretną wartość?
Nie każdy wydatek musi generować bezpośredni przychód, ale powinien mieć uzasadnienie biznesowe.
Czy można kupić tę samą usługę taniej?
Warto porównać aktualne ceny rynkowe i wrócić do negocjacji z dostawcą.
Czy firma rzeczywiście wykorzystuje to, za co płaci?
To pytanie jest szczególnie ważne w przypadku abonamentów, licencji, powierzchni, sprzętu i zapasów.
Taki przegląd nie musi zajmować tygodni. W wielu firmach już kilka godzin poświęconych na analizę płatności pozwala znaleźć wydatki, które można ograniczyć.
Oszczędzanie nie powinno oznaczać cięcia wszystkiego
Kontrola kosztów nie oznacza, że przedsiębiorca powinien szukać oszczędności za wszelką cenę.
Najtańsza usługa nie zawsze jest najlepsza. Tańszy pracownik niekoniecznie oznacza niższy koszt. Ograniczenie reklamy może zmniejszyć liczbę klientów, a rezygnacja z dobrego oprogramowania może obniżyć produktywność zespołu.
Dlatego ważniejsze od pytania „gdzie można zapłacić mniej?” jest pytanie „gdzie firma płaci za coś, czego nie potrzebuje albo nie wykorzystuje wystarczająco dobrze?”.
To zasadnicza różnica.
Celem nie jest stworzenie firmy, która wydaje najmniej. Celem jest stworzenie firmy, która wydaje pieniądze tam, gdzie przynoszą one największą wartość.
Ile można znaleźć?
Nie da się wskazać jednej kwoty, którą każda firma może zaoszczędzić po przeprowadzeniu audytu. Wiele zależy od branży, wielkości przedsiębiorstwa i sposobu zarządzania.
Warto jednak pamiętać, że nawet niewielkie miesięczne oszczędności kumulują się w czasie.
500 zł miesięcznie daje 6000 zł rocznie. 2000 zł miesięcznie to już 24 tys. zł. Przy większym przedsiębiorstwie skala może być znacznie większa.
Co więcej, ograniczenie niepotrzebnego wydatku jest często prostsze niż znalezienie dodatkowego przychodu. Aby zarobić dodatkowe 10 tys. zł, firma musi sprzedać określoną liczbę produktów lub usług, obsłużyć klientów i ponieść związane z tym koszty. Jeżeli natomiast uda się trwale ograniczyć koszty o 10 tys. zł, efekt finansowy może być odczuwalny bez zwiększania sprzedaży.
Dlatego kontrola kosztów powinna być stałym elementem zarządzania firmą, a nie działaniem awaryjnym podejmowanym dopiero wtedy, gdy na rachunku zaczyna brakować pieniędzy.
Największe oszczędności często nie znajdują się w spektakularnych decyzjach. Mogą być ukryte w kilkudziesięciu małych wydatkach, które przez lata nikt nie uznał za wystarczająco ważne, aby je sprawdzić.
Artykuł napisany we współpracy z redakcją portalu bitm.pl