Firma działa. Klienci nadal składają zamówienia. Pracownicy przychodzą do pracy, faktury są wystawiane, a sprzedaż nie spadła dramatycznie. Właściciel nie widzi więc powodu do większego niepokoju.

A jednak coraz częściej pojawiają się problemy z opłacaniem zobowiązań. Trzeba przesuwać płatności, odkładać inwestycje albo czekać na przelewy od klientów, żeby uregulować własne faktury.

To moment, w którym warto się zatrzymać.

Problemy finansowe przedsiębiorstwa bardzo rzadko pojawiają się całkowicie bez ostrzeżenia. Zazwyczaj wcześniej pojawiają się sygnały, które można zauważyć, jeżeli przedsiębiorca regularnie analizuje sytuację firmy.

Największy problem polega na tym, że wiele z tych sygnałów można łatwo pomylić z normalnymi wahaniami działalności.

Jeden gorszy miesiąc nie musi niczego oznaczać. Opóźniona płatność od klienta również nie musi być powodem do paniki. Rosnące koszty mogą być przejściowym efektem sytuacji rynkowej.

Jeżeli jednak podobne zjawiska zaczynają się powtarzać, przedsiębiorca powinien potraktować je jako ostrzeżenie.

Co ważne, firma może mieć problemy finansowe nawet wtedy, gdy jej przychody nadal rosną.

1. Coraz częściej brakuje pieniędzy przed terminem płatności

To jeden z najbardziej wyraźnych sygnałów ostrzegawczych.

Firma ma przychody, ale pieniądze pojawiają się na rachunku w niewłaściwym momencie.

Pod koniec miesiąca trzeba zapłacić wynagrodzenia, podatki, składki, faktury dostawców i inne zobowiązania. Tymczasem najważniejsi klienci zapłacą dopiero za kilka lub kilkanaście dni.

Właściciel zaczyna więc przesuwać płatności albo korzystać z limitu na rachunku.

Jeżeli wydarzy się to raz, nie musi oznaczać poważnego problemu. W biznesie zdarzają się opóźnienia i nieprzewidziane wydatki.

Niepokojąca jest sytuacja, w której staje się to stałym elementem funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Jeżeli firma co miesiąc czeka na wpływ od jednego klienta, aby móc wypłacić wynagrodzenia lub opłacić dostawców, jej płynność jest bardzo napięta.

W takim przypadku problemem może być nie brak sprzedaży, lecz niewłaściwe zarządzanie kapitałem obrotowym.

Dlaczego to tak ważne?

Firma może być rentowna i jednocześnie mieć problem z płynnością.

Wystarczy, że sprzeda usługę za 100 tys. zł z terminem płatności 60 dni, podczas gdy koszty realizacji zlecenia musi ponieść niemal natychmiast.

Na papierze wszystko wygląda dobrze.

W praktyce przez dwa miesiące przedsiębiorstwo musi finansować działalność własnymi pieniędzmi.

Jeżeli takich kontraktów jest więcej, zapotrzebowanie na gotówkę może bardzo szybko wzrosnąć.

2. Przedsiębiorca zaczyna płacić jedne faktury kosztem innych

To sygnał, którego nie należy ignorować.

Jeżeli właściciel regularnie wybiera, które zobowiązania zapłacić teraz, a które przesunąć na później, firma może mieć problem z płynnością.

Czasami jest to świadoma strategia zarządzania terminami płatności. Jeżeli przedsiębiorca ma stabilną sytuację finansową i tylko optymalizuje przepływy, nie musi być to nic złego.

Problem pojawia się wtedy, gdy nie ma już swobody wyboru.

Firma płaci temu dostawcy, który najbardziej naciska, a pozostałym wysyła wiadomość z prośbą o kilka dodatkowych dni.

Następnie sytuacja się powtarza.

Po pewnym czasie zaczynają pojawiać się odsetki, wezwania do zapłaty, blokady dostaw albo konieczność negocjowania kolejnych terminów.

To może być moment, w którym przedsiębiorca powinien przestać traktować problem jako przejściowy.

Niebezpieczna spirala

Opóźnienie jednej płatności może uruchomić kolejne problemy.

Dostawca może ograniczyć kredyt kupiecki.

Firma musi więc zapłacić za towar z góry.

To jeszcze bardziej ogranicza gotówkę.

Właściciel zaczyna korzystać z kredytu lub limitu.

Pojawiają się odsetki i dodatkowe koszty.

Marża spada.

Firma potrzebuje jeszcze większej sprzedaży, aby pokryć koszty.

W ten sposób problemy z płynnością mogą zacząć wpływać na rentowność.

3. Sprzedaż rośnie, ale pieniędzy jest coraz mniej

To jeden z najbardziej mylących sygnałów.

Przedsiębiorca widzi raport sprzedaży i może być przekonany, że sytuacja firmy jest bardzo dobra.

Wynik jest wyższy niż rok wcześniej.

Liczba klientów wzrosła.

Firma zdobywa nowe kontrakty.

Mimo tego na koncie pozostaje coraz mniej pieniędzy.

Jak to możliwe?

Powodów może być wiele.

Firma może udzielać klientom długich terminów płatności. Może kupować więcej towaru, zanim otrzyma zapłatę. Może zwiększać zatrudnienie, wynajmować większą powierzchnię albo ponosić duże wydatki związane z rozwojem.

Wzrost sprzedaży wymaga wtedy finansowania.

Im szybciej firma rośnie, tym więcej pieniędzy może potrzebować.

To jeden z powodów, dla których dynamiczny rozwój nie zawsze poprawia sytuację finansową przedsiębiorstwa.

Przykład

Załóżmy, że firma w pierwszym roku osiągnęła 1 mln zł przychodu.

W kolejnym roku sprzedaż wzrosła do 1,5 mln zł.

Właściciel jest zadowolony.

Jednocześnie średni termin płatności klientów wydłużył się z 14 do 45 dni, magazyn trzeba było zwiększyć, a firma zatrudniła trzy dodatkowe osoby.

Przychody są wyższe, ale kapitał jest zamrożony w należnościach i zapasach.

Firma może więc wyglądać na znacznie większą, a jednocześnie mieć mniej gotówki niż wcześniej.

4. Właściciel coraz częściej dopłaca do firmy z prywatnych pieniędzy

To sygnał, którego szczególnie nie warto ignorować.

Jeżeli przedsiębiorca raz zasili firmowy rachunek prywatnymi środkami z powodu wyjątkowego wydatku, nie musi oznaczać to niczego złego.

Problem pojawia się wtedy, gdy dopłacanie zaczyna być regularne.

Najpierw jest to kilka tysięcy złotych.

Później kolejna wpłata.

Następnie właściciel zaczyna finansować zakup materiałów, pokrywać bieżące rachunki albo przelewać pieniądze na wynagrodzenia.

Jeżeli firma bez regularnego wsparcia właściciela nie jest w stanie utrzymać płynności, trzeba dokładnie sprawdzić, z czego wynika ten problem.

Możliwe, że przedsiębiorstwo ma przejściową lukę finansową.

Możliwe również, że jego model biznesowy nie generuje wystarczającej gotówki.

Szczególnie niebezpieczne jest przyzwyczajenie

Największym zagrożeniem jest sytuacja, w której dopłacanie pieniędzy zaczyna być uznawane za normalną część prowadzenia firmy.

Przedsiębiorca może myśleć:

„Jeszcze tylko ten miesiąc”.

Potem przychodzi kolejny.

I kolejny.

W pewnym momencie okazuje się, że firma od dawna nie finansuje się samodzielnie.

To nie oznacza automatycznie, że działalność należy zamknąć. Oznacza natomiast, że konieczne jest znalezienie przyczyny problemu.

5. Firma coraz bardziej uzależnia się od jednego klienta

Koncentracja przychodów jest często niedocenianym ryzykiem finansowym.

Jeżeli jeden klient odpowiada za 10 proc. sprzedaży, jego utrata może być odczuwalna.

Jeżeli odpowiada za 30 proc., sytuacja jest już znacznie poważniejsza.

Jeżeli natomiast jeden odbiorca generuje połowę przychodów firmy, przedsiębiorstwo może być bardzo podatne na jego decyzje.

Klient może opóźnić płatność.

Może renegocjować ceny.

Może zmniejszyć zamówienia.

Może przenieść współpracę do konkurencji.

Może również sam znaleźć się w problemach finansowych.

Właściciel firmy może przez lata czuć się bezpiecznie, ponieważ ma dużego, stabilnego kontrahenta.

Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy ten kontrahent zmienia strategię.

Duży klient nie zawsze oznacza bezpiecznego klienta

Wysoki obrót generowany przez jednego odbiorcę może wyglądać bardzo dobrze w raportach.

Trzeba jednak zadać sobie pytanie, co się stanie, jeśli ten przychód zniknie.

Czy firma będzie w stanie utrzymać pracowników?

Czy wystarczy pieniędzy na czynsz, leasingi i inne stałe zobowiązania?

Czy pozostali klienci wygenerują wystarczającą sprzedaż?

Jeżeli odpowiedź brzmi „nie”, przedsiębiorca powinien zacząć ograniczać koncentrację przychodów, nawet jeżeli obecnie współpraca układa się bardzo dobrze.

Nie tylko pieniądze na koncie powinny niepokoić

Problemy finansowe firmy mogą pojawić się również w innych obszarach.

Czasami pierwszym sygnałem jest pogorszenie relacji z dostawcami.

Dostawca, który wcześniej bez problemu dawał 30 dni na płatność, nagle wymaga przedpłaty.

Innym sygnałem może być coraz częstsze korzystanie z limitu kredytowego.

Jeszcze innym – brak możliwości odłożenia pieniędzy na inwestycje.

Jeżeli przedsiębiorca przez kilka miesięcy nie może zgromadzić żadnej rezerwy, mimo że sprzedaż jest stabilna, warto sprawdzić, gdzie trafia gotówka.

Rosnące koszty mogą powoli zjadać marżę

Problemy finansowe nie zawsze wynikają z braku klientów.

Firma może mieć wystarczająco dużo zamówień, ale zarabiać na nich coraz mniej.

Wzrost cen materiałów, wynagrodzeń, transportu, energii czy usług zewnętrznych może stopniowo obniżać marżę.

Przedsiębiorca często zauważa problem dopiero wtedy, gdy różnica staje się naprawdę duża.

Tymczasem nawet niewielki spadek marży powtarzany przez setki lub tysiące transakcji może oznaczać znaczącą kwotę.

Przykładowo firma sprzedająca rocznie za 5 mln zł, która traci 2 punkty procentowe marży, może w praktyce tracić około 100 tys. zł potencjalnego wyniku.

Dlatego nie wystarczy monitorować przychodów.

Trzeba również sprawdzać, ile pieniędzy pozostaje z każdej złotówki sprzedaży.

Sygnał ostrzegawczy: coraz większa liczba „wyjątkowych” sytuacji

Jedna awaria to przypadek.

Jeden opóźniony klient to przypadek.

Jeden słabszy miesiąc to również może być przypadek.

Jeżeli jednak co miesiąc pojawia się nowy powód, dla którego firma ma chwilowe problemy, sytuacja przestaje być przypadkowa.

„Klient zapłaci w przyszłym tygodniu”.

„W tym miesiącu mieliśmy większe koszty”.

„Za miesiąc będzie lepiej”.

„Musieliśmy zrobić większy zakup”.

„Kolejny kontrakt poprawi sytuację”.

Każde z tych wyjaśnień może być prawdziwe.

Problem polega na tym, że jeżeli pojawiają się regularnie, przedsiębiorca może nieświadomie tłumaczyć trwały problem serią przejściowych zdarzeń.

W finansach firmy liczy się powtarzalność.

Jeżeli sytuacja regularnie wymaga wyjątkowego rozwiązania, prawdopodobnie nie jest już wyjątkowa.

Co sprawdzić, zanim problem stanie się kryzysem?

Przedsiębiorca nie musi od razu budować skomplikowanego modelu finansowego.

Na początek wystarczy kilka prostych zestawień.

Należności

Sprawdź, ile pieniędzy firma powinna otrzymać od klientów i jak długo na nie czeka.

Szczególną uwagę należy zwrócić na należności przeterminowane.

Zobowiązania

Zestaw wszystkie płatności, które firma musi wykonać w najbliższych tygodniach.

Nie tylko faktury, ale również wynagrodzenia, podatki, raty i inne regularne koszty.

Marża

Sprawdź, czy na sprzedaży firma nadal zarabia tyle samo co wcześniej.

Jeżeli marża spada, trzeba znaleźć przyczynę.

Koszty stałe

Policz, ile przedsiębiorstwo musi wydać każdego miesiąca niezależnie od poziomu sprzedaży.

Im wyższe koszty stałe, tym większa wrażliwość firmy na spadek przychodów.

Gotówka

Nie patrz tylko na aktualne saldo.

Sprawdź, ile pieniędzy będzie dostępnych po uwzględnieniu przyszłych wpływów i wydatków.

Najważniejszy wskaźnik może znajdować się poza rachunkiem zysków i strat

Właściciele firm często skupiają się na wyniku finansowym.

To oczywiście ważne.

Jednak w krótkim terminie przedsiębiorstwo może bardziej odczuwać przepływy pieniężne niż sam zysk.

Firma może wykazywać zysk, ale mieć ogromne należności.

Może również generować stratę w jednym okresie z powodu dużej inwestycji, a jednocześnie posiadać dużo gotówki.

Dlatego przedsiębiorca powinien nauczyć się patrzeć na firmę z dwóch perspektyw.

Pierwsza odpowiada na pytanie:

Czy biznes jest rentowny?

Druga:

Czy biznes ma wystarczającą ilość gotówki, aby regulować zobowiązania?

Dopiero połączenie obu odpowiedzi pozwala właściwie ocenić kondycję przedsiębiorstwa.

Co zrobić, gdy pojawią się pierwsze sygnały?

Najgorszą reakcją jest udawanie, że problem nie istnieje.

Im wcześniej przedsiębiorca zacznie analizować sytuację, tym większy ma wybór.

Może renegocjować terminy płatności.

Może szybciej odzyskiwać należności.

Może ograniczyć niepotrzebne koszty.

Może podnieść ceny.

Może zmienić strukturę oferty.

Może ograniczyć mniej rentowne produkty.

Może znaleźć dodatkowe źródło finansowania.

Może również zdecydować się na wolniejszy rozwój.

Wiele z tych działań jest znacznie łatwiejszych do przeprowadzenia wtedy, gdy firma nadal funkcjonuje normalnie.

Kiedy zaczynają się poważne zaległości, przedsiębiorca ma znacznie mniej możliwości.

Nie każdy spadek płynności oznacza katastrofę

Warto również zachować proporcje.

Problemy finansowe nie zawsze oznaczają, że firma jest źle zarządzana.

Przedsiębiorstwo może przechodzić przez okres dużych inwestycji.

Może właśnie realizować bardzo duży kontrakt.

Może rozwijać nowy produkt.

Może znajdować się w sezonowym dołku.

Może również świadomie korzystać z finansowania zewnętrznego.

Sam fakt, że w pewnym momencie na rachunku znajduje się mniej pieniędzy, nie jest więc wystarczającym powodem do niepokoju.

Znaczenie ma przede wszystkim trend oraz przyczyna.

Jeżeli przedsiębiorca wie, dlaczego gotówki jest mniej i ma konkretny plan poprawy sytuacji, nie musi być to problem.

Jeżeli natomiast nie wie, gdzie trafiają pieniądze i co miesiąc liczy na poprawę, sytuacja jest znacznie bardziej ryzykowna.

Najbardziej niebezpieczny jest problem, którego firma nie chce nazwać

W biznesie łatwo przyzwyczaić się do trudności.

Jeżeli przez rok właściciel regularnie czeka na przelewy od klientów, może uznać to za normalne.

Jeżeli przez kilka miesięcy korzysta z limitu na rachunku, zaczyna traktować go jak część kapitału firmy.

Jeżeli stale przesuwa inwestycje, tłumaczy sobie, że „jeszcze nie jest dobry moment”.

W ten sposób sytuacja, która początkowo była sygnałem ostrzegawczym, staje się nową rzeczywistością przedsiębiorstwa.

A to właśnie wtedy ryzyko rośnie najbardziej.

Firma powinna być okresowo analizowana tak, jak analizuje się samochód przed długą podróżą. Nie czeka się przecież z wymianą oleju czy sprawdzeniem hamulców do momentu, w którym pojazd zatrzyma się na środku drogi.

Z finansami przedsiębiorstwa jest podobnie.

5 pytań, które warto zadać sobie już dziś

Jeżeli przedsiębiorca chce szybko ocenić sytuację firmy, może zacząć od pięciu pytań:

Czy firma bez problemu zapłaci wszystkie zobowiązania w najbliższych 30 dniach?

Jeżeli odpowiedź jest niepewna, warto dokładniej przeanalizować przepływy pieniężne.

Czy klienci płacą równie szybko jak wcześniej?

Wydłużający się czas oczekiwania na pieniądze może być bardzo istotnym sygnałem.

Czy marża pozostaje na podobnym poziomie?

Rosnąca sprzedaż przy malejącej marży może oznaczać pozorny wzrost.

Czy firma potrzebuje coraz większego finansowania, aby normalnie funkcjonować?

Jeżeli tak, należy sprawdzić, czy jest to element planowanego rozwoju, czy próba łatania bieżących problemów.

Co stanie się, jeżeli sprzedaż spadnie o 20 proc. przez kilka miesięcy?

To jedno z najlepszych pytań dotyczących odporności przedsiębiorstwa.

Jeżeli odpowiedź brzmi „firma nadal spokojnie sobie poradzi”, sytuacja jest znacznie bezpieczniejsza.

Jeżeli natomiast nawet niewielki spadek sprzedaży oznaczałby konieczność zaciągnięcia kolejnego zobowiązania, warto potraktować to jako ważny sygnał.

Problemy finansowe najlepiej rozwiązuje się, zanim staną się widoczne

Największą przewagą przedsiębiorcy jest czas.

Firma, która zaczyna mieć problemy, ale nadal ma klientów, pracowników, dostęp do finansowania i dobrą reputację, może podjąć wiele działań naprawczych.

Firma, która ma już zaległości, straciła kluczowych klientów i nie może regulować zobowiązań, ma znacznie mniej możliwości.

Dlatego warto reagować nie wtedy, gdy sytuacja staje się dramatyczna, ale wtedy, gdy pojawiają się pierwsze powtarzalne sygnały.

Brak gotówki przed terminem płatności, rosnące zadłużenie, spadająca marża, uzależnienie od jednego klienta czy regularne dopłacanie prywatnych pieniędzy do firmy nie muszą oznaczać końca działalności.

Są jednak informacją, że coś wymaga dokładniejszego sprawdzenia.

A w biznesie dobra informacja pojawia się nie wtedy, gdy problem już zniknął, lecz wtedy, gdy przedsiębiorca zauważył go wystarczająco wcześnie, aby jeszcze móc skutecznie zareagować.

Materiał powstał przy współpracy z redakcją portalu BizMistrz, która wspiera publikację wartościowych treści poświęconych biznesowi i finansom.