Na pierwszy rzut oka wszystko wygląda dobrze. Firma wystawia faktury, klienci płacą, przychody rosną, a księgowość nie pokazuje niczego alarmującego. Mimo to właściciel przedsiębiorstwa regularnie zastanawia się, gdzie właściwie podziały się pieniądze. Na koncie jest mniej środków, niż można byłoby oczekiwać po wynikach sprzedaży, a przed kolejnymi płatnościami trzeba pilnować każdego większego wydatku.
To jeden z częstszych problemów w biznesie. Co istotne, nie musi oznaczać, że firma jest nierentowna. Przedsiębiorstwo może generować zysk, a jednocześnie mieć problemy z płynnością finansową. Różnica między tymi dwoma pojęciami jest kluczowa dla zrozumienia sytuacji.
Zysk pokazuje, czy działalność jest ekonomicznie opłacalna. Płynność finansowa odpowiada natomiast na znacznie bardziej praktyczne pytanie: czy firma jest w stanie terminowo regulować swoje zobowiązania.
Właśnie dlatego przedsiębiorca powinien patrzeć nie tylko na wysokość przychodów i zysku, ale również na przepływy pieniężne. Czasami problem nie znajduje się w sprzedaży. Znajduje się pomiędzy wystawieniem faktury a momentem, w którym pieniądze rzeczywiście pojawią się na rachunku.
1. Firma wystawia faktury, ale klienci płacą zbyt późno
Jednym z najczęstszych powodów problemów z gotówką są opóźnione płatności. Firma może mieć bardzo dobre wyniki sprzedażowe, ale jeżeli większość należności pozostaje niezapłacona, przedsiębiorca nie może wykorzystać tych pieniędzy do bieżącego finansowania działalności.
Przykład jest prosty. Firma w danym miesiącu wystawiła faktury na 100 tys. zł. Koszty działalności wyniosły 60 tys. zł. Na papierze wynik wygląda bardzo dobrze. Problem pojawia się wtedy, gdy klienci zapłacą dopiero po 30, 60 albo 90 dniach, podczas gdy wynagrodzenia, składki, podatki, czynsz czy faktury od dostawców trzeba uregulować wcześniej.
W takiej sytuacji przedsiębiorca finansuje działalność własnymi środkami albo korzysta z zewnętrznego finansowania.
Im większa firma, tym problem może być bardziej odczuwalny. Wzrost sprzedaży nie zawsze poprawia płynność. W niektórych przypadkach może ją wręcz pogorszyć, ponieważ przedsiębiorstwo musi najpierw ponieść koszty realizacji większej liczby zamówień, a dopiero później otrzymuje zapłatę.
Dlatego warto regularnie analizować nie tylko wartość wystawionych faktur, ale także strukturę należności. Szczególnie ważne są faktury przeterminowane oraz te, których termin zapłaty przypada dopiero za kilka tygodni.
2. Przedsiębiorca myli zysk z gotówką
To jeden z najbardziej podstępnych problemów w zarządzaniu finansami firmy.
Przedsiębiorca może usłyszeć od księgowego, że działalność wygenerowała określony zysk i uznać, że dokładnie taka kwota powinna znajdować się na rachunku bankowym. Tak jednak nie działa biznes.
Na wynik finansowy wpływają między innymi przychody i koszty, natomiast przepływy pieniężne pokazują rzeczywisty ruch pieniędzy. Te dwa obrazy przedsiębiorstwa mogą znacząco się od siebie różnić.
Firma może mieć należność od klienta, która zwiększa przychody, ale dopóki klient nie zapłaci, przedsiębiorstwo nie dysponuje tymi pieniędzmi.
Podobnie działa zakup wyposażenia, samochodu, maszyn czy innych aktywów. Przedsiębiorstwo może przeznaczyć dużą kwotę na inwestycję, co natychmiast zmniejszy stan środków na rachunku, mimo że nie oznacza to automatycznie pogorszenia rentowności działalności.
Dlatego przedsiębiorca powinien nauczyć się rozdzielać trzy kwestie: przychody, zysk oraz gotówkę.
Dopiero analiza wszystkich trzech daje pełniejszy obraz sytuacji.
3. Koszty rosną szybciej niż sprzedaż
Wzrost przychodów często jest traktowany jako jednoznacznie pozytywna informacja. Problem zaczyna się wtedy, gdy wraz ze sprzedażą rosną również koszty.
Firma może zwiększyć miesięczne przychody z 200 do 300 tys. zł, ale jeżeli dodatkowe 100 tys. zł sprzedaży wymaga zatrudnienia kolejnych osób, wynajęcia większej powierzchni, zwiększenia wydatków na reklamę, zakupu większej ilości towaru i poniesienia wyższych kosztów logistycznych, rzeczywisty efekt może być znacznie mniejszy.
Jeszcze większe ryzyko pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca zwiększa koszty stałe w oczekiwaniu na przyszły wzrost.
Nowe biuro, samochody, pracownicy, oprogramowanie, sprzęt czy rozbudowany dział marketingu mogą być uzasadnione, jeżeli firma rzeczywiście będzie w stanie wykorzystać te zasoby. Jeżeli jednak oczekiwany wzrost sprzedaży nie nastąpi, przedsiębiorstwo zostaje z wyższymi kosztami, które trzeba ponosić niezależnie od liczby zamówień.
Dlatego przy każdej większej decyzji kosztowej warto zadać sobie pytanie nie tylko: „Czy nas na to stać?”, ale również: „Jak ten wydatek wpłynie na firmę za sześć lub dwanaście miesięcy?”.
4. Firma zamraża pieniądze w towarze
Problem ten szczególnie często pojawia się w handlu, produkcji oraz firmach, które muszą utrzymywać zapasy.
Towar znajdujący się w magazynie ma określoną wartość, ale nie oznacza to, że przedsiębiorca może wykorzystać tę wartość do opłacenia faktury. Dopóki produkt nie zostanie sprzedany i opłacony, pieniądze pozostają zamrożone.
Można więc mieć magazyn pełen produktów i jednocześnie niewielką ilość gotówki na rachunku.
Ryzyko rośnie, gdy firma kupuje więcej, niż rzeczywiście jest w stanie sprzedać. Towar może zalegać miesiącami, tracić na wartości, wymagać magazynowania albo ostatecznie zostać sprzedany z dużym rabatem.
Nie zawsze problemem jest jednak sam poziom zapasów. Czasami przedsiębiorca utrzymuje zbyt szeroki asortyment, ponieważ obawia się, że klient zapyta o produkt, którego akurat nie będzie na stanie.
W efekcie firma finansuje wiele pozycji, które sprzedają się bardzo wolno.
Regularna analiza rotacji zapasów może pomóc odpowiedzieć na pytanie, które produkty rzeczywiście generują obrót, a które tylko zajmują miejsce i zamrażają kapitał.
5. Właściciel wypłaca z firmy więcej, niż biznes może bezpiecznie udźwignąć
Kolejnym powodem problemów może być sposób, w jaki właściciel korzysta z pieniędzy przedsiębiorstwa.
Właściciel ma oczywiście prawo korzystać z efektów swojej pracy, jednak wysokość wypłat powinna być dopasowana do rzeczywistej sytuacji finansowej firmy.
Szczególnie ryzykowna jest sytuacja, w której przedsiębiorca zwiększa prywatne wydatki zaraz po wzroście przychodów. Lepszy miesiąc może sprawiać wrażenie, że firma ma dużo wolnych środków. Tymczasem część pieniędzy może być potrzebna na podatki, przyszłe zobowiązania, zakup towaru, inwestycje albo pokrycie słabszego okresu.
Problem jest jeszcze większy w działalności sezonowej. Firma może przez kilka miesięcy generować bardzo dobre wyniki, a następnie wejść w okres niższej sprzedaży.
Jeżeli cała nadwyżka została wcześniej przeznaczona na prywatną konsumpcję, przedsiębiorca może zostać zmuszony do szukania finansowania właśnie wtedy, gdy przychody spadają.
Zdrowe podejście zakłada oddzielenie pieniędzy potrzebnych do funkcjonowania firmy od środków, które rzeczywiście można bezpiecznie przeznaczyć na inne cele.
6. Firma rozwija się zbyt szybko
Brzmi paradoksalnie, ale szybki rozwój może być dla przedsiębiorstwa zagrożeniem.
Załóżmy, że firma zdobywa duże zamówienie. Aby je zrealizować, musi kupić materiały, zatrudnić dodatkowych pracowników, wynająć sprzęt i zwiększyć produkcję. Wszystkie te koszty trzeba ponieść przed otrzymaniem zapłaty od klienta.
Jeżeli podobnych zamówień pojawi się kilka jednocześnie, zapotrzebowanie na kapitał obrotowy może gwałtownie wzrosnąć.
To właśnie dlatego niektóre przedsiębiorstwa mają problemy finansowe w okresie bardzo dynamicznego wzrostu. Nie dlatego, że nie mają klientów, lecz dlatego, że nie mają wystarczającego kapitału, aby sfinansować realizację nowych kontraktów.
W takich przypadkach rozwój powinien być planowany razem z finansowaniem.
Sama informacja, że firma ma coraz więcej zamówień, nie wystarczy. Trzeba jeszcze sprawdzić, ile pieniędzy będzie potrzebnych, aby te zamówienia zrealizować, kiedy firma poniesie koszty oraz kiedy otrzyma zapłatę.
7. Przedsiębiorca nie kontroluje drobnych wydatków
Duże inwestycje są zazwyczaj dokładnie analizowane. Przedsiębiorca długo zastanawia się nad zakupem samochodu, maszyny czy wyposażenia. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja z mniejszymi wydatkami.
Kilkaset złotych miesięcznie na kolejne oprogramowanie, dodatkowe usługi, subskrypcje, prowizje, reklamy, materiały biurowe czy inne drobne koszty może wydawać się nieistotne.
Problem pojawia się wtedy, gdy takich pozycji są dziesiątki.
Każdy pojedynczy wydatek może być racjonalny, ale ich suma może stanowić znaczącą część miesięcznych kosztów firmy. Co więcej, część usług może być opłacana automatycznie przez wiele miesięcy, mimo że przedsiębiorstwo przestało z nich korzystać.
Dlatego raz na jakiś czas warto przeprowadzić dokładny audyt wydatków. Nie chodzi o mechaniczne cięcie kosztów, ale o sprawdzenie, czy każda większa grupa wydatków nadal ma uzasadnienie biznesowe.
Nie każdy problem z pieniędzmi oznacza, że firma jest nierentowna
Jednym z najważniejszych wniosków jest rozdzielenie rentowności od płynności.
Firma może być rentowna, ale mieć przejściowe problemy z gotówką. Może również posiadać dużo pieniędzy na koncie, ale prowadzić działalność o bardzo niskiej rentowności.
Dlatego samo pytanie „ile firma zarabia?” jest niewystarczające.
Znacznie więcej mówi zestaw kilku informacji: ile przedsiębiorstwo sprzedaje, jaka jest marża, jakie ma koszty stałe, ile pieniędzy oczekuje od klientów, jakie zobowiązania musi zapłacić oraz ile gotówki pozostaje po uwzględnieniu wszystkich bieżących potrzeb.
W praktyce warto również stworzyć prostą prognozę przepływów pieniężnych na najbliższe tygodnie i miesiące. Nie musi to być skomplikowany model finansowy. Nawet podstawowe zestawienie przewidywanych wpływów i wydatków może pokazać moment, w którym pojawi się niedobór środków.
To pozwala reagować wcześniej, zanim problem stanie się kryzysem.
Jak sprawdzić, gdzie znikają pieniądze?
Pierwszym krokiem powinno być zebranie danych z kilku ostatnich miesięcy. Warto zestawić ze sobą przychody, rzeczywiste wpływy na rachunek, koszty stałe, koszty zmienne, należności od klientów oraz zobowiązania wobec dostawców.
Następnie dobrze podzielić wydatki na kilka grup.
Jedna z nich powinna obejmować koszty niezbędne do prowadzenia działalności. Druga – wydatki, które wspierają rozwój. Trzecia – koszty, które można ograniczyć lub całkowicie wyeliminować bez istotnego wpływu na działalność.
Warto także sprawdzić, ilu klientów odpowiada za większość przychodów oraz jak długo firma czeka średnio na zapłatę.
Czasami już taka analiza pokazuje problem, którego wcześniej nie było widać.
Może okazać się, że firma nie ma problemu ze sprzedażą, ale zbyt długo kredytuje swoich klientów. Innym razem głównym problemem będą nadmierne zapasy, zbyt wysokie koszty stałe albo niekontrolowany wzrost wydatków właściciela.
Najważniejsza jest przewidywalność
Dobrze zarządzana firma nie musi mieć zawsze ogromnej ilości pieniędzy na rachunku. Powinna jednak wiedzieć, ile środków będzie potrzebowała w najbliższych tygodniach i miesiącach.
Przedsiębiorca, który zna swoje przyszłe zobowiązania, terminy płatności klientów oraz przewidywane przychody, ma znacznie większą możliwość reagowania.
Może wcześniej negocjować terminy płatności, ograniczyć mniej istotne wydatki, przyspieszyć odzyskiwanie należności albo przygotować finansowanie na okres przejściowego niedoboru gotówki.
Największym zagrożeniem nie jest bowiem sam brak pieniędzy. Jest nim brak wiedzy o tym, kiedy pieniędzy może zabraknąć i dlaczego.
Firma, która regularnie kontroluje przepływy pieniężne, ma szansę zauważyć problem na długo przed tym, zanim pojawią się zaległości wobec pracowników, urzędu skarbowego czy kontrahentów.
Pieniądze nie znikają bez powodu
Jeżeli firma zarabia, a mimo to regularnie brakuje w niej gotówki, warto potraktować to jako sygnał do dokładniejszej analizy, a nie jako normalny element prowadzenia działalności.
Najczęściej pieniądze nie „znikają”. Są po prostu zaangażowane w należności od klientów, zapasy, inwestycje, koszty stałe, zobowiązania albo prywatne wydatki właściciela.
Im wcześniej przedsiębiorca znajdzie konkretne źródło problemu, tym łatwiej może je ograniczyć.
W biznesie nie zawsze wygrywa firma, która ma największe przychody. Często przewagę zdobywa ta, która najlepiej kontroluje przepływ pieniędzy i potrafi odpowiednio wcześnie przewidzieć moment, w którym gotówka będzie potrzebna.
Artykuł napisany we współpracy z redakcją portalu BiznEasy